Niet bepaald het spannendste onderwerp op een vrijdagmiddagborrel. Niemand die het graag heeft over geblokkeerde bankrekeningen en afdrachten aan de Belastingdienst. Toch is dit voor veel uitzendbureaus een noodzakelijke realiteit.
Maar waarom zou je eigenlijk een deel van je zuurverdiende geld (on)vrijwillig op een rekening zetten, waar je zelf niet zomaar bij kunt? Zit hier een verborgen voordeel in, of is het vooral een manier om jezelf onnodig op slot te zetten?
Tijd om de G-rekening eens goed onder de loep te nemen.
Wat is een G-rekening ook alweer?
Even een korte recap: een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening die je alleen kunt gebruiken om loonheffingen en btw te betalen aan de Belastingdienst of aan andere partijen met een G-rekening. Handig, zou je denken. Maar in de praktijk voelt het voor veel ondernemers meer als een financiële gevangenis dan als een zegen.
Je stort er geld op, maar dat geld blijft daar lekker staan tot het op de juiste manier is besteed. Even snel een factuur betalen of een financiële tegenslag opvangen met dat geld? Vergeet het maar.
Je financiert als uitzender/backoffice grote bedragen voor. De meeste uitzendkrachten krijgen immers per week uitbetaald. En je klanten? Als je mazzel hebt betalen ze na 30 dagen. Ik heb wel eens met pijn in mijn hart naar het bedrag op de g-rekening gekeken: wat had ik graag bij dat geld gekund…
De grote vraag: waarom zou je een G-rekening nemen?
Nou, om vier belangrijke redenen:
1. Het beschermt je tegen inlenersaansprakelijkheid
Als uitzendbureau leen je personeel in voor je klanten, maar de Belastingdienst kijkt over je schouder mee. Als je je loonheffingen niet netjes afdraagt, kunnen ze de rekening bij jou neerleggen. Geloof me, dat wil je niet.
Door een G-rekening te gebruiken, toon je aan dat je de afdrachten op orde hebt. Dit vermindert het risico dat de fiscus opeens op je stoep staat met een naheffing.
2. Je komt betrouwbaarder over bij opdrachtgevers
Steeds meer grote opdrachtgevers eisen dat hun uitzendpartners werken met een G-rekening. Waarom? Omdat zij óók geen zin hebben in gedoe met de Belastingdienst. Voor inleners (oftewel jouw opdrachtgevers) is de G-rekening een manier om zichzelf te beschermen. Als zij personeel inlenen via jouw uitzendbureau, lopen ze namelijk risico op inlenersaansprakelijkheid. Dit betekent dat als jouw bureau de loonheffingen of btw niet afdraagt, de Belastingdienst die rekening bij de opdrachtgever kan neerleggen. Door (een deel van) het factuurbedrag rechtstreeks op jouw G-rekening te storten, verkleinen ze dat risico.
Zo weten ze zeker dat het geld wordt gebruikt voor de juiste afdrachten en hoeven ze niet bang te zijn voor naheffingen of juridische verrassingen. Voor hen is het dus een slimme keuze, en in sommige sectoren (zoals de bouw en logistiek) zelfs een standaard werkwijze.
Door te laten zien dat jij je afdrachten keurig via een G-rekening regelt, straal je professionaliteit uit. Bonuspunten als je een NEN 4400-1 certificering hebt (en in mijn ogen noodzakelijk), want dan weten opdrachtgevers helemaal dat ze met een serieuze partij te maken hebben.
3. Je voorkomt financiële verrassingen (lees: pijnlijke naheffingen)
De Belastingdienst heeft geen genade voor ondernemers die hun afdrachten niet op tijd regelen. Door geld op je G-rekening te storten, zorg je ervoor dat het klaarstaat voor de fiscus. Je voorkomt dat je aan het einde van de maand ineens een groot bedrag bij elkaar moet schrapen.
Zie het als een verplichte spaarpot, maar dan zonder de vrijheid om dat geld aan iets leuks uit te geven.
4. De G-rekening bij faillissement
Als een uitzendbureau failliet gaat en de loonheffingen of btw niet zijn afgedragen, kan de Belastingdienst bij opdrachtgevers aankloppen voor de rekening (inlenersaansprakelijkheid). Maar als die opdrachtgever het verschuldigde bedrag via de G-rekening heeft betaald, is dat risico veel kleiner. Het geld op de G-rekening is namelijk geoormerkt voor de Belastingdienst en valt buiten de failliete boedel. Dit betekent dat het niet zomaar verdwijnt in het zwarte gat van de curator, maar wordt gebruikt waarvoor het bedoeld is: afdrachten regelen en financiële ellende voorkomen. Een geruststelling voor opdrachtgevers én een extra reden waarom ze liever via een G-rekening betalen.
Maar… is er ook een keerzijde?
Jazeker. Een G-rekening heeft ook nadelen, en die voelen sommige ondernemers maar al te goed:
🔹 Minder financiële flexibiliteit – Je kunt dat geld nergens anders voor gebruiken. Handig voor de Belastingdienst, maar frustrerend als jij krap zit.
🔹 Administratief gedoe – Werken met een G-rekening betekent nóg een rekening beheren en extra administratieve handelingen.
🔹 Niet altijd verplicht – Veel ondernemers denken dat een G-rekening moet, maar dat is lang niet altijd het geval. Soms zijn er slimmere oplossingen, zoals een goed afgestemde backofficeconstructie.
Hoe krijg je geld van je G-rekening af?
Leuk zo’n G-rekening, maar hoe kom je er bij als je per ongeluk te veel hebt gestort of als je het geld ergens anders voor nodig hebt? Nou… dat is helaas niet zo simpel als even een tikkie naar de Belastingdienst sturen.
🔹 Gebruik het voor betalingen aan de Belastingdienst De makkelijkste (en eigenlijk de enige standaard) manier om geld van je G-rekening te halen, is door er loonheffingen of btw mee te betalen aan de Belastingdienst. Je doet dit door bij je betaling aan te geven welk aanslagnummer het betreft.
🔹 Overboeken naar een andere G-rekening Je kunt geld overmaken naar een andere partij die óók een G-rekening heeft, bijvoorbeeld een onderaannemer of een payrollbedrijf. Maar vrij besteden? Nope.
🔹 Terugvragen bij de Belastingdienst (maar wees geduldig) Heb je per ongeluk te veel gestort of blijft er geld over? Dan kun je de Belastingdienst vragen om het terug te storten naar je gewone bankrekening. Dit doe je met een schriftelijk verzoek, waarbij je moet aantonen dat alle loonheffingen en btw correct zijn betaald. Klinkt eenvoudig, maar in de praktijk kan dit best even duren.
Kortom: geld op je G-rekening komt er niet zomaar uit. Zorg er dus voor dat je niet meer stort dan nodig is, want terughalen kan een langdurig proces zijn.
Dus… moet jij een G-rekening openen of niet?
Het antwoord hangt af van jouw situatie. Werk je met veel opdrachtgevers die het eisen? Dan is het slim om er eentje te openen. Wil je je risico’s beperken en altijd aantoonbaar netjes afdragen? Dan kan het ook een uitkomst zijn.
Maar als je liever flexibel blijft en zonder al te veel financiële beperkingen wilt ondernemen, zijn er andere manieren om je afdrachten goed te regelen – bijvoorbeeld met een betrouwbare backofficepartner (hint hint 😉).
Met een grote glimlach,
Gina – Sparkling Solutions