Werken in de uitzendbranche is – wat mij betreft – één van de leukste dingen die je kunt doen. Maar laten we eerlijk zijn: niemand is een uitzendbureau begonnen omdat ze zo’n enorme passie hebben voor administratie. Toch?
Je bent ooit begonnen omdat je mensen en bedrijven bij elkaar wilde brengen, omdat je impact wilde maken én wilde groeien. Maar nu zit je ineens avonden te worstelen met contracten, cao-wijzigingen en facturen die maar niet kloppen. Zucht.
Helaas is dit ook het punt waar het vaak misgaat. In de wirwar van regels en papierwerk kun je makkelijk in een paar flinke valkuilen trappen.
Ik zet vandaag de vijf grootste valkuilen op een rij, en vertel je hoe je deze voorkomt.
1. De ‘oeps, dat was een verkeerde cao’-fout
Een contract opstellen is één ding, maar de juiste cao toepassen? Dat is soms hogere wiskunde. En laat nou net die ene opdrachtgever werken met een andere cao dan je dacht. Of hoe zit het ook alweer met de eigen inlenersbeloning?
De juiste cao toepassen kan knap lastig zijn. De gevolgen van de verkeerde kiezen? Een verkeerde loonberekening, een boze uitzendkracht, een klant die zich achter de oren krabt en je certificering in gevaar. Voorkomen is beter dan genezen!
🔹Hoe voorkom je het? Gebruik een betrouwbare cao-checker of schakel een expert in. En als een opdrachtgever zegt: “Wij werken met een standaardregeling”, vertrouw het dan niet meteen. Standaard bestaat niet in de uitzendbranche. Vraag vooraf goed uit welk inlenersbeloning je klant hanteert én check dit.
2. De ‘waar is die loonstrook gebleven?’-paniek
Niets zo stressvol als een uitzendkracht die op vrijdagmiddag belt met: “Mijn loon klopt niet”.
Jij duikt je systeem in, maar waar is die loonstrook nu gebleven? En waarom is dat uurloon ineens anders dan vorige week? Als je die loonstrook eenmaal hebt gevonden, heb je evengoed geen idee…
🔹Hoe voorkom je het? Zorg voor een waterdicht verloningssysteem. Of beter nog: automatiseer je loonadministratie. Dan hoef je niet meer als Sherlock Holmes je administratie door te spitten. Bij de start van Sparkling Solutions heb ik eerst een jaar uitgetrokken om het juiste verloningssysteem te vinden dat bij ons en onze klanten past. Een goed systeem is echt belangrijk en geeft overzicht.
3. De ‘help, ik heb de pensioenaangifte gemist of mijn loonbelasting niet betaald!’-blunder
Pensioen is niet sexy, maar wel verplicht. En o wee als je vergeet om een uitzendkracht op tijd aan te melden bij StiPP. Dat kan je een flinke naheffing opleveren. Hetzelfde geldt voor je loonaangifte.
De Belastingdienst stuurt geen reminders, maar direct boetes. Die fout maak ik niet nog een keer.
🔹Hoe voorkom je het? Zet automatische herinneringen in je systeem en check regelmatig of iedereen correct is aangemeld. Of werk samen met een backofficepartner die dit voor je regelt. Scheelt je hoofdpijn en boetes :-).
4. De ‘factuur-die-maar-niet-betaald-wordt’-frustratie
Je hebt de perfecte kandidaat geplaatst, de klant is blij, en jij… wacht al weken op je geld. Want ergens tussen de offerte en de factuur is er iets misgegaan. Misschien een verkeerd projectnummer, ontbrekende pakbon? Je openstaand saldo wordt steeds hoger en hoger.
🔹Hoe voorkom je het? Zorg dat je facturen kloppen en helder zijn. Hanteer daarnaast een strak debiteurenbeheer, zodat je niet maanden achter je geld aan hoeft te hollen. Je bent namelijk continu aan het voorschieten en dat zijn hoge bedragen.
5. De ‘ik dacht dat iemand anders dat regelde’-miscommunicatie
Je denkt dat je collega de verloning heeft gecontroleerd, je collega dacht dat jij de contracten had gecheckt, en de uitzendkracht dacht dat-ie 40 uur werd uitbetaald in plaats van 24. Onze branche is nooit saai en alles gebeurt tussen je werkzaamheden door. Voordat je het hebt opgeschreven, wordt je alweer gebeld.
🔹 Hoe voorkom je het? Heldere processen en een goed backofficesysteem. Oftewel: geen post-its, losse mailtjes en gokwerk, maar duidelijke afspraken en automatisering. Daarnaast is het ook goed om iemand aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de backoffice (en zorg dat er altijd een back-up is). Laat het niet je recruiters zijn, want zij zijn liever bezig met vinden van talent.
Wil jij je tijd besteden aan ondernemen in plaats van overleven in de backoffice? Misschien wordt het tijd om je administratie (deels) uit handen te geven. Wist je dat je ook je backoffice kunt uitbesteden, maar wel zelf juridisch werkgever blijft?
Bij Sparkling Solutions zorgen wij ervoor dat je backoffice loopt als een geoliede machine – zonder dat jij wakker hoeft te liggen van cao’s, pensioenen of zoekgeraakte loonstroken.
De continu wijzigende wet- en regelgeving maakt het ons vak niet makkelijk. Blijf doen waar jij goed in bent en vraag hulp in hetgeen waar jij niet goed in bent.
Ik sta voor je klaar!
Gina | Eigenaar Sparkling Solutions