Loop jij weg van data, ChatGPT en AI? Dan ga je de strijd verliezen in deze tijd. Ik vind dat je als organisatie het beste mee kan gaan in de meest nieuwe technologieën, niet alleen om je werk efficiënter te maken, maar veelal ook leuker. Maar waar en hoe begin je? In deze nieuwsbrief vertel ik wat meer over het gebruik van data voor jou als uitzend- of detacheringseigenaar.
Data in de uitzendbranche
Wanneer we praten over digitalisering en software, komt data altijd naar voren. Zo gek is dit niet, want hoe meer software we gebruiken, hoe meer data er wordt ingevoerd, opgeslagen en opgehaald uit systemen. Data bestaat uit gegevens en die zijn in overvloed aanwezig in de uitzendbranche.
In onze branche is er geen totaal pakket, je maakt gebruik van diverse software voor je kandidaat- en klantbeheer, je planningstool, je backoffice, urenregistratie etc. Als je A game wil spelen, moet je deze tools ook nog eens met API’s aan elkaar verbinden. Deze data samen is super waardevol. Het idee van data is juist dat je actuele informatie hebt op het moment dat je het nodig hebt!
Ik spreek veel eigenaren van uitzend- en detacheringsbedrijf en het automatiseren van data blijkt vaak lastig. Ik schrik regelmatig van de hoeveelheid cijfers handmatig worden overgetikt. Hoe foutgevoelig wil je het maken? Waarom dit vaak fout gaat heeft meerdere redenen:
- De koppige eigenaar die er graag een schaduwboekhouding op nahoudt
- Het is lastig om zelf een bepaalde koppeling of import te maken;
- Softwarepakketten die verkeerd gebruikt worden.
Als getuige van een recruitmentbaas die zijn eigen ATS-systeem ontwikkelde, heb ik van dichtbij de uitdagingen in softwareontwikkeling ervaren. Ik deel graag zijn verhaal en de lessen hieruit.
Er was eens een eigenwijze recruitmentbaas..
Er was eens een eigenwijze recruitment baas die zijn eerste ATS-systeem opzette met drie simpele bakjes van de Action. Elke functiegroep had zijn eigen bakje en wonder boven wonder werkte het perfect! Maar naarmate de eerste plaatsingen binnenstroomden, droomde deze baas van een slimmere aanpak. Zo kwam hij in aanraking met een demo van Carerix. Al snel dacht hij: “Als ik straks met 25 man werk, lopen de kosten hoog op. Zelf iets bouwen bespaart niet alleen geld, maar blijft ook authentiek.”
Dus vertelde hij de accountmanager dat hij zelf een ATS systeem ging bouwen. De accountmanager, licht geërgerd, vroeg waarom. “Niet persoonlijk,” zei hij “maar jouw focus ligt op een filter voor regio, terwijl wij werken aan een WhatsApp-koppeling.” Toch bleef de baas vastberaden: hij was een ondernemer en koppig.
Zeven jaar lang besteedde hij (ofwel Jeroen Tenhaeff) 10 tot soms wel 25 uur per week aan het bouwen van zijn ATS. Vandaag de dag staat er iets prachtigs en authentieks. Maar hij vraagt zich wel af: “Wil ik dit de komende jaren blijven doen? Waar zouden we nu staan als ik wel had geluisterd?”
Conclusie: lent, buy, build. Ofwel: als het er is, huur het. Als je daar blij mee bent, probeer het te kopen. Is het er niet? Bouw het dan. Niet eerder.
Software
Het omzetten van gegevens naar waardevolle en bruikbare informatie maakt je werk makkelijker als je het mij vraagt. Alleen hoe doe je dit?
Begin klein: waar wil je op sturen? Welk proces wil je efficiënter inrichten of is foutgevoelig? Ga niet alleen in gesprek met jouw software leverancier, maar ook de collega die dagelijks bezig is met dit proces. Een softwareleverancier zegt vaak dat alle systemen te koppelen zijn en alle data te importeren. In de praktijk valt dit vaak vies tegen. Hoe vaak hoor ik wel niet dat iemand toch nog een Excel sheet ernaast heeft voor extra controle?
Zoek uit welke systemen het beste koppelen, maar vraag ook je concullega’s. Mijn ervaring is dat iedereen je graag helpt, omdat de kans groot is dat zij in dezelfde fase als jij hebben gezeten.
Kies voor de juiste partners
Zo sprak ik deze week een uitzendeigenaar. 1500 uur per week door zijn systeem, heeft zijn backoffice uitbesteed, maar heeft zelf twee mensen aangenomen op de backoffice om zijn recruiters te ontzien. De reden? De koppelingen en automatiseringen werken niet goed bij de backoffice organisatie, waardoor er teveel niet klopt. Hier gaan mijn nekharen van overeind staan. Samenwerken met een goede partij bespaart je in dit geval twee man personeel en blije recruiters.
Stop met excuses
Iedereen die dit leest kan redenen bedenken waarom je hier vooral niet aan zou beginnen. De gemiddelde recruitment- en uitzendeigenaar heeft het druk, nu niet het moment, eerst het een… kortom: je begint er nooit aan.
Zie dit dan als een schop onder je kont, want de tijd die je nu inverteert verdient zich binnen no-time terug. Jij gaat niet alleen zelf efficiënter werken, maar je team van 6 recruiters winnen al snel een uur per dag en hun werk wordt leuker. Waar wacht je nog op? Maak je data inzichtelijk en kies de juiste partners die hierbij kunnen helpen.